Viết email đúng cách: bí quyết tăng tỉ lệ mở chiến dịch

Bạn mở hộp thư và thấy hàng chục email mới. Bạn liếc nhanh dòng tiêu đề, xoá gần hết, chỉ dừng lại ở một hai cái tên khiến mình tò mò. Giờ hãy tưởng tượng hàng trăm người nhận cũng đang làm đúng điều đó với lá thư bạn vừa dày công chuẩn bị.

Cảm giác ấy không dễ chịu chút nào. Nhất là khi bạn đã chăm chút danh sách, canh giờ gửi, thêm tên người nhận vào từng dòng. Vậy mà tỉ lệ mở vẫn lẹt đẹt. Rất nhiều người làm tiếp thị đổ lỗi cho thuật toán, cho danh sách kém chất lượng, cho thời điểm gửi chưa đẹp. Nhưng thứ nằm ngay trước mắt, thứ chúng ta hay xem nhẹ nhất, lại chính là khả năng viết.

Email marketing vẫn hiệu quả, chỉ là ta viết chưa đủ hay

Nghe có vẻ nghịch lý: giữa thời đại mà các nền tảng mạng xã hội thay nhau lên ngôi, một kênh liên lạc ra đời từ rất lâu vẫn giữ được sức mạnh với thương hiệu. Nhưng nếu nhìn kỹ, điều đó hoàn toàn hợp lý. Email là một trong số ít nơi bạn được xuất hiện trong không gian riêng tư của người nhận — hộp thư của họ, với sự đồng ý của họ.

Đổi lại, sự chú ý ở đó cũng đắt đỏ hơn mọi nơi khác. Người nhận chỉ cho bạn vài giây để trả lời câu hỏi: "Cái này có đáng để tôi mở không?". Câu trả lời ấy được hình thành từ chính cách bạn viết tiêu đề, viết lời chào, viết phần thân. Một danh sách tốt là điều kiện cần, nhưng câu chữ mới là thứ quyết định lá thư của bạn sống hay chết.

Tiêu đề email: hãy viết nó sau cùng

Khi nói về tỉ lệ mở, thứ đầu tiên hiện lên trong đầu là dòng tiêu đề — vì đó là thứ người nhận nhìn thấy trước tiên, trước cả khi họ biết bạn là ai. Giống như bìa một cuốn sách, chỉ vài chữ đó đủ khiến người ta mở ra hoặc lướt qua không thương tiếc.

Một mẹo nhỏ mà ít người chịu làm: đừng bắt đầu bằng tiêu đề. Hãy viết phần thân trước, khi bạn đã biết rõ mình muốn nói gì và muốn người đọc làm gì. Rồi mới quay lại đúc thành một dòng tiêu đề cô đọng, đúng bản chất lá thư. Tiêu đề viết sau thường sát nội dung hơn, bớt giật gân rỗng và bớt hứa hẹn suông.

Vài hướng tiêu đề đáng thử:

• Tạo cảm giác cấp bách nhưng thật: nếu có ưu đãi giới hạn, hãy nói rõ thời hạn. Một hãng du lịch có thể viết: "Đi Hy Lạp cùng ưu đãi này — chỉ còn ba ngày".
• Nêu rõ vai trò của bạn trong email B2B: người nhận doanh nghiệp ít quan tâm khuyến mãi, họ quan tâm bạn là ai. Việc nói rõ chức danh giúp lá thư trông như một cuộc trao đổi công việc thật sự, thay vì một lời chào hàng.
• Chia nhóm và thử nghiệm: tách danh sách thành nhiều nhóm với tiêu đề khác nhau, rồi so sánh xem nhóm nào được mở nhiều hơn.

Lời chào: chọn giọng điệu vừa vặn với thương hiệu

Lời chào là nơi diễn ra cuộc tranh luận muôn thuở: nên trang trọng hay thân thiện? Gọi "Kính gửi ông/bà" hay chỉ đơn giản là "Chào bạn, dạo này thế nào?".

Câu trả lời phụ thuộc vào tính cách thương hiệu của bạn. Nếu bạn là cơ quan nhà nước, công ty bảo hiểm hay hãng luật, người nhận mặc định chờ đợi một giọng điệu nghiêm túc, chỉn chu. Nhưng nếu bạn là một thương hiệu thời trang, một câu chào gần gũi kiểu "Chào bạn, mùa hè này bạn đã có đồ mới chưa? Chúng mình lo được cho bạn đây" lại khiến người đọc thấy thoải mái hơn hẳn. Nhiều người làm tiếp thị nhận ra rằng giọng quá trang trọng đôi khi tạo khoảng cách, khiến mối quan hệ giữa thương hiệu và khách hàng trở nên xa lạ.

Người ta thường mở email từ một người bạn hơn là từ một cái máy. Nhưng giữa thân thiện và suồng sã luôn có một ranh giới — hãy đọc đúng đối tượng mình đang nói chuyện.

Mục tiêu email: nói ít hơn để người ta đọc hết

Đây là phần đòi hỏi tay nghề viết nhiều nhất: đoạn thuyết phục người đọc bấm vào đường dẫn. Trước khi viết, hãy xác định thật rõ mục tiêu của email. Bạn muốn quảng bá sản phẩm mới? Xin một liên kết từ một blog khác? Hay chỉ đơn thuần thông báo một thay đổi nội bộ của công ty?

Khi mục tiêu đã rõ, bạn sẽ ít lạc đề và biết mình nên bỏ gì. Và hãy nhớ: trong email, ngắn gọn là một đức tính. Có chuyên gia còn khuyên giữ độ dài email tương đương một dòng tweet. Nghe có vẻ cực đoan, nhưng tinh thần thì đúng — chỉ giữ lại thông tin thiết yếu nhất.

• Bỏ những tính từ chỉ để "cho hay", vì chúng làm câu chữ nặng nề và khó đọc.
• Mỗi email chỉ nên có một lời kêu gọi hành động rõ ràng, không rải ba bốn nút bấm khác nhau.
• Đặt lợi ích của người đọc lên trước, đừng kể lể về công ty mình.

Cùng một lời mời, hai cách viết

Hãy thử tưởng tượng một email mời tour Hy Lạp. Bản đầu tiên mô tả rất kỹ: nào là cái nôi của văn minh phương Tây, nào là điện Acropolis ở Athens, bãi biển Mykonos, ẩm thực và khung cảnh Santorini, hướng dẫn viên am hiểu, chỗ ở tiện nghi, rồi kết bằng lời mời đặt chỗ. Đọc xong, bạn thấy nó ổn — đủ ý, đủ lịch sự, có cả lời kêu gọi hành động.

Vấn đề nằm ở chỗ nó quá dài. Chúng ta thường có thói quen chất thêm tính từ khi mô tả sản phẩm để món hàng trông hấp dẫn hơn. Nhưng càng nhiều định ngữ, email càng nặng và càng khó đọc. Nó giống như nêm gia vị cho món ăn: nếu quá tay, hương vị sẽ bị lấn át và món ăn trở nên khó thưởng thức. Trong email, ít hơn thường là nhiều hơn.

"Chào bạn, hãy cùng chúng tôi đến Hy Lạp — nơi bạn gặp lịch sử cổ đại, thiên nhiên tươi đẹp và văn hoá hiện đại. Điểm nhấn gồm Acropolis ở Athens, bãi biển Mykonos, ẩm thực và khung cảnh Santorini. Đừng bỏ lỡ cơ hội này. Đặt chỗ ngay hôm nay cho một chuyến đi đáng nhớ."

So hai phiên bản, bạn sẽ thấy bản ngắn vẫn giữ đủ thông tin cốt lõi, vẫn có lời mời hành động, nhưng nhẹ hơn và dễ đọc trên điện thoại hơn rất nhiều. Sự khác biệt không nằm ở việc viết hay hơn, mà ở việc dám bỏ đi những gì không cần thiết.

Emoji và GIF: chút màu sắc cho hộp thư đơn sắc

Một email toàn chữ đen trên nền trắng, chia thành những khối văn bản dài, rất dễ khiến người nhận thấy mệt mỏi trước cả khi họ bắt đầu đọc. Thời gian gần đây, nội dung trên mạng thường được người dùng quét mắt hơn là đọc kỹ từng câu — đặc biệt với thế hệ trẻ, những người lớn lên cùng mạng xã hội.

Thêm một vài emoji hoặc một đoạn GIF hợp lý có thể làm email trở nên sinh động và gần gũi hơn. Điều này không liên quan đến ngữ pháp hay bố cục, nhưng nó tác động đến cảm giác của người đọc. Tất nhiên, đừng lạm dụng: vài emoji đặt đúng chỗ giúp nhấn ý, còn một rừng biểu tượng chỉ khiến email trông thiếu chuyên nghiệp. Hãy chọn theo đúng nhóm khán giả của bạn.

Thử ngay tuần này với một email duy nhất

Bạn không cần đổi toàn bộ quy trình gửi thư chỉ sau một bài viết. Chỉ cần chọn một chiến dịch nhỏ, tự viết lại tiêu đề sau cùng, viết lời chào đúng giọng thương hiệu, gọt bớt phần thân cho thật gọn, rồi so sánh kết quả với lần gửi trước. Vài lần như vậy, bạn sẽ tự nhận ra điều gì hiệu quả với tệp khán giả của mình.

Điều đáng nói là kỹ thuật có thể học trong vài ngày, nhưng cảm giác về câu chữ thì cần thời gian và sự chú ý. Đừng để những chỉ số đẹp làm bạn quên mất một sự thật giản dị: người ta mở email vì tò mò, đọc tiếp vì thấy liên quan, và hành động vì tin tưởng người gửi. Cả ba điều đó đều bắt đầu từ cách bạn viết.

Còn bạn thì sao? Lần cuối cùng bạn chủ động viết lại một email vì thấy nó chưa đủ hay là khi nào? Và theo bạn, giữa một tiêu đề cầu kỳ đầy chiêu trò với một tiêu đề đơn giản nhưng thật lòng, cái nào thật sự khiến bạn bấm mở? Hãy để lại bình luận — biết đâu góc nhìn của bạn lại đúng với rất nhiều người đang đọc bài này. Nếu trong hộp thư của bạn đang có một bản nháp chờ gửi, hãy dành mười phút đọc nó như một người nhận đang vội, rồi chia sẻ kết quả với chúng tôi nhé.